Fitrack - Política de Privacidade

Data de entrada em vigor: 7 de junho de 2026 Última atualização: 16 de outubro de 2026 Versão: 1.23

1. Quem Somos

A presente Política de Privacidade explica como a Gonçalo Alexandre Passos Barroso Basto ("Fitrack", "nós", "nos" ou "nosso/a"), sociedade constituída em Portugal com o número de registo 266102050, com sede em Rua Santa Casa da Misericórdia, 2-C, 2640-528 Mafra, Portugal, recolhe, utiliza e protege os dados pessoais quando utiliza a plataforma Fitrack e as suas aplicações (a "Plataforma" ou os "Serviços": Web, Client, Admin, Staff, Compete e TV).

Esta Política é disponibilizada em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), a lei portuguesa de proteção de dados Lei n.º 58/2019 e as regras de privacidade eletrónica transpostas para o direito português pela Lei n.º 41/2004.

Para qualquer questão de privacidade ou para exercer os seus direitos, contacte-nos através de info@fitrack.app.

2. Papéis: Quem É o Responsável pelo Tratamento?

A Fitrack opera como uma plataforma multi-tenant. O "responsável pelo tratamento" dos seus dados pessoais depende da forma como utiliza os Serviços:

Quando a Fitrack age como subcontratante, é o aviso de privacidade do Operador que rege o tratamento. Deve contactar o Operador em primeiro lugar para exercer os seus direitos; assistiremos o Operador conforme exigido pelo RGPD e pelo nosso Acordo de Tratamento de Dados (ATD), disponível em https://fitrack.app/data-processing-agreement.

O restante desta Política descreve o tratamento para o qual a Fitrack é a responsável pelo tratamento, salvo indicação em contrário.

3. Os Dados Pessoais que Tratamos

Recolhemos e tratamos as seguintes categorias de dados pessoais:

3.1 Dados que Fornece

• Dados de identificação e contacto - nome, e-mail, telefone, fotografia, data de nascimento, género (quando exigido ou quando indicado voluntariamente), idioma preferido, morada, cidade, país e código postal, número de identificação fiscal (NIF), nome e telefone de um contacto de emergência, bem como o número ou identificador de sócio que o Operador lhe atribua.
• Dados pessoais exigidos pelo Operador - cada Operador pode marcar como obrigatório um subconjunto destes dados (morada, cidade, país, código postal, telefone, e-mail, data de nascimento e número de identificação fiscal). Enquanto algum dos campos exigidos estiver por preencher, a aplicação do membro apresenta um ecrã de preenchimento antes de dar acesso às restantes funcionalidades, e essa exigência aplica-se igualmente aos membros já inscritos à data em que o Operador a ativa. Que campos são exigidos, e com que fundamento, é decisão do Operador, que é o responsável pelo tratamento (ver Secção 2).
• Dados de conta - nome de utilizador, palavra-passe em formato de hash, preferências de conta, papel (atleta, treinador, funcionário, administrador de operador).
• Dados de subscrição e reserva - subscrições de ginásio/clube, inscrições em aulas, inscrições em eventos, afiliações de equipa, posições em lista de espera, registos de presença e check-in, faltas (não comparências) e registos de penalização por cancelamento tardio ou não comparência (perda de um crédito de aula, taxa ou restrição temporária a novas reservas), bem como o consumo de créditos do seu plano por reserva, conforme configurado pelo Operador.
• Dados de check-in por autoatendimento - quando o Operador ativa o check-in pelo próprio membro e escolhe um método de verificação, a aplicação pode tratar, no momento do check-in: (i) no método de geovalorização (geofence) e desde que autorize o acesso à localização do seu dispositivo, uma leitura pontual das coordenadas de GPS do dispositivo, utilizada exclusivamente para confirmar se se encontra dentro do raio configurado para o local da aula; (ii) no método de código QR rotativo, o código de curta duração apresentado num ecrã instalado no local e lido pela sua aplicação; ou (iii) no método por janela horária, apenas a data/hora do check-in. As coordenadas de GPS e o código QR são utilizados apenas nessa verificação instantânea e não são conservados - apenas se conserva o registo de que fez check-in e a respetiva data/hora (ver Secção 8). No caso dos Clientes do Operador, este tratamento é realizado por conta do Operador (a Fitrack atua como subcontratante - ver Secção 2).
• Dados de visitantes pontuais e contactos comerciais - quando um Operador regista a sua participação avulsa (drop-in) numa aula sem conta, ou o guarda como contacto comercial (lead) para seguimento, podem ser recolhidos o seu nome e, opcionalmente, o seu e-mail e telefone.
• Registo de prospeto (contacto comercial / lead) na área de contactos comerciais do Operador - se contactar um ginásio, marcar uma aula experimental, preencher um formulário de captura ou for registado ao balcão sem criar conta, o Operador pode manter sobre si um registo de prospeto na Plataforma, ainda que nunca venha a ser membro e não tenha conta Fitrack. Esse registo pode conter: nome, telefone, e-mail e data de nascimento; o interesse manifestado e as etiquetas que o pessoal lhe atribua; a origem do contacto (canal ou campanha, detalhe de origem, parâmetros de campanha (UTM), código de parceiro e, quando aplicável, o membro que o referenciou); o local do ginásio associado; o funcionário responsável pelo seguimento; a fase do funil em que se encontra e o respetivo histórico de mudanças de fase, incluindo o motivo de perda quando o contacto é encerrado; tarefas de seguimento (tipo, prazo, responsável e resultado); notas de texto livre escritas pelo pessoal do Operador; e um histórico de interações (chamadas, mensagens de WhatsApp, e-mails, visitas, reservas, submissões de formulário e fusões de registos duplicados, com o sentido, o resultado e a data/hora de cada uma). Para permitir detetar registos duplicados da mesma pessoa, o telefone e o e-mail são conservados também em forma normalizada. Se e quando o prospeto se tornar membro, o registo é associado à adesão criada. Estes dados são tratados por conta do Operador, que é o responsável pelo tratamento (ver Secção 2), e ficam sujeitos ao prazo de conservação indicado na Secção 8.
• Registos de consentimento e de oposição de prospetos - por cada prospeto e por cada canal (e-mail, notificação push, WhatsApp e SMS), é conservado um registo do sentido da resposta (aceitação, não oposição na qualidade de cliente existente, ou recusa), do fundamento invocado pelo Operador no momento do registo, da origem (primeiro arranque da aplicação, indicação do próprio, registo pelo pessoal do Operador, pedido de cancelamento, ou importação a partir de um sistema anterior do Operador), da data/hora, de quem o registou e dos elementos de prova associados. Tal como sucede com os registos equivalentes dos membros, este registo é acrescentado e nunca alterado ou apagado, e acompanha o prospeto caso este se converta em membro. Destina-se a permitir ao Operador demonstrar o que lhe foi comunicado, conforme exigido ao remetente pela Lei n.º 41/2004; o Operador é o responsável pelo tratamento.
• Dados de pagamento - endereço de faturação, tokens de método de pagamento (não armazenamos números de cartão completos - ver Secção 4.2), faturas, histórico de pagamentos, referências de mandato de débito direto.
• Dados relacionados com saúde (ver Secção 5) - resultados de treino, métricas de desempenho, dados de peso/corpo que opte por introduzir, declarações médicas ou avaliações de fitness opcionais, e notas de lesão registadas pelo pessoal do Operador (treinadores) no contexto da sua participação numa aula.
• Dados de treino e de acompanhamento do plano (ver também a Secção 5) - os resultados que regista em cada treino (ou que o pessoal do Operador regista por si), as suas cargas máximas por exercício (registadas por si ou pelo pessoal do Operador, mesmo que não tenha conta Fitrack), o estado de cada dia de treino (concluído ou saltado), a nota que escreva sobre um dia de treino e, quando salta um treino programado pelo Operador, o motivo que escolhe numa lista fechada (que inclui lesão e doença) e a nota opcional que o acompanhe. As notas e os motivos de um treino saltado são apresentados ao pessoal do Operador (treinadores) na aplicação Admin, para acompanhamento do seu plano de treino.
• Comunicações - mensagens trocadas através da Plataforma (diretas, de grupo, de canal, de suporte, do sistema), subscrições de difusão, pedidos de suporte, comunicados operacionais e de produto que a Fitrack dirige aos Operadores (avisos de plataforma, manutenção e ações de licença/faturação, apresentados na caixa de entrada da aplicação Admin e, quando aplicável, por e-mail). Relativamente aos comunicados que a Fitrack dirige ao pessoal dos Operadores, tratamos ainda dados de entrega e de interação - designadamente o registo de que membro do pessoal de cada Operador leu ou confirmou ("acknowledge") cada comunicado e a data/hora dessa interação - para fins de gestão da comunicação e de acompanhamento de ações de licença/faturação que exijam confirmação.
• Comunicações do seu ginásio (Operador) - anúncios e comunicações que o Operador dirige aos seus membros através da Plataforma, apresentados no ecrã «Anúncios» da aplicação Client e, quando o Operador o escolha, enviados também por notificação push e por e-mail. Para cada comunicação é conservado o registo dos seus destinatários (a que membro se destinou, por que canais, se foi excluído e com que motivo, e o idioma utilizado) e os respetivos dados de entrega (estado da entrega, devoluções (bounces) e reclamações de spam comunicadas pelo fornecedor de e-mail). Sendo comunicações do Operador, este é o responsável pelo tratamento (ver Secção 2).
• Registos de consentimento e de oposição a comunicações do Operador - quando aceita ou recusa receber comunicações promocionais do seu ginásio, ou quando utiliza a ligação de recusa incluída no rodapé desses e-mails, é conservado um registo com o canal (e-mail ou notificação push), o sentido da resposta (aceitação, não oposição na qualidade de cliente existente, ou recusa), a origem (primeiro arranque da aplicação, ecrã de preferências, ligação de recusa no e-mail, ou registo pelo pessoal do Operador), a data/hora e os elementos de prova associados (por exemplo, a versão da aplicação e do texto que lhe foi apresentado). Uma reclamação de spam comunicada pelo fornecedor de e-mail é igualmente registada como recusa, com indicação dessa origem. Estes registos destinam-se a permitir ao Operador demonstrar o que lhe foi comunicado, conforme exigido ao remetente pela Lei n.º 41/2004; o Operador é o responsável pelo tratamento (ver Secção 2).
• Indicador de membros em risco e registo de contactos de retenção - se for membro de um Operador, a Plataforma verifica diariamente, por conta do Operador, se a sua adesão apresenta sinais de possível abandono (ver Secção 13). Para cada adesão assinalada é conservado um registo com o nível atribuído (observar, atenção, alto ou crítico), os motivos e os números que os sustentam (por exemplo, dias sem presença em aula comparados com a sua frequência habitual, fim do plano sem renovação, créditos esgotados, saldo em atraso ou pagamento falhado, mudança de plano agendada, penalização ativa, permanência em lista de espera, recusa de notificações, pedido de apoio em aberto ou fim de suspensão), o canal pelo qual o Operador o pode contactar, a data da sua última presença em aula, quando o Operador tenha ativado regras de inativação automática da adesão (ver Secção 13) a data em que estas se aplicariam, e as datas em que a adesão foi assinalada, em que o nível mudou e em que o registo foi resolvido, com o respetivo motivo (por exemplo, regresso às aulas, renovação ou pagamento). Quando o pessoal do Operador regista um contacto feito a partir desta lista, é conservado um registo do contacto (canal, data/hora, funcionário que o registou, uma nota de texto livre opcional e um eventual adiamento do seguimento). O indicador (nível, motivos e datas) e os registos de contactos de retenção, incluindo o próprio facto de ter sido feito um contacto e a respetiva nota, são apresentados apenas ao pessoal do Operador na aplicação Admin (na lista de seguimento, na ficha e na cronologia do membro e no registo de auditoria do Operador) e não na aplicação do membro nem no histórico de atividade da sua conta. A entrada do registo de auditoria indica o contacto, o canal e o eventual adiamento, mas não contém a nota de texto livre. Os motivos relativos a pagamentos e saldo, incluindo a indicação de que um registo foi resolvido por pagamento, só são apresentados ao pessoal a quem o Operador tenha atribuído acesso ao saldo dos membros, a gestão de membros ou a administração da conta do Operador.
• Respostas a formulários - respostas a formulários de inscrição, isenções, questionários médicos ou outros formulários configurados por um Operador.
• Submissões de formulários públicos do Operador (páginas de captação de contactos) - cada Operador pode publicar formulários públicos (pedido de informação, aula experimental, participação avulsa (drop-in) e adesão), acessíveis por ligação, código QR ou incorporados no seu próprio sítio, e que podem ser preenchidos sem conta Fitrack, com duas exceções: (i) o passo de pagamento online exige que inicie sessão numa Conta Fitrack ou que crie uma (com a Google, com a Apple ou com um código enviado por e-mail); e (ii) se o e-mail que indicar já pertencer a uma Conta Fitrack, o formulário só é enviado depois de iniciar sessão com essa Conta. Neste último caso, a submissão fica associada à sua Conta e, se já tiver uma adesão junto do Operador, essa adesão é reutilizada (e reativada, se estiver inativa) em vez de ser criada uma nova. Sem sessão iniciada com a Conta correspondente, uma coincidência entre o e-mail ou o telefone que indicar e os dados de contacto de uma ficha de membro do Operador não associa a submissão a essa ficha. Ao submeter um destes formulários são recolhidos e conservados: os dados de contacto que o Operador tenha escolhido pedir (nome, e-mail, telefone, data de nascimento, morada, cidade, código postal, país e número de identificação fiscal (NIF)); as respostas às perguntas configuradas pelo Operador; a aula, plano ou oferta selecionada; o endereço do sítio a partir do qual o formulário foi apresentado e os parâmetros de campanha (UTM e identificadores de clique de anúncio); o estado da submissão e a data/hora de submissão e de confirmação; quando o formulário implique pagamento online, uma referência de pagamento e os dados de faturação que indicar no passo de pagamento (nome, e-mail, telefone, NIF, morada, código postal, cidade e país a constar da fatura, pré-preenchidos a partir dos seus dados de contacto e que pode alterar), bem como, no pagamento por MB WAY, o número de telemóvel para onde é enviado o pedido de pagamento (ver Secção 3.1, dados de pagamento); e uma ligação privada que lhe permite consultar, alterar ou cancelar a marcação resultante. A submissão dá origem a um registo de prospeto junto do Operador (descrito acima) e, quando aplicável, a uma reserva de aula ou a uma adesão. Os dados de faturação são transmitidos para a emissão da fatura pelo Operador, através do fornecedor de software de faturação que este tenha escolhido e configurado na Plataforma, e que atua por conta do Operador (ver Secção 6.3); na fatura desse pagamento são utilizados, campo a campo, os dados de faturação que indicou, e um campo que deixe em branco é completado com os dados que o Operador tenha na sua ficha de membro, quando existam; quando o Operador exige determinados dados para faturar, o pagamento online só pode ser iniciado depois de esses dados serem indicados; e, quando a adesão é confirmada, o NIF, o telefone, a morada, o código postal, a cidade e o país indicados para a fatura são copiados para a ficha de membro mantida pelo Operador. Quando o Operador opta por receber o pagamento presencialmente, o formulário regista a escolha feita (plano ou aula) e não é pedido qualquer pagamento online. As submissões anteriormente recebidas nos formulários de captura do sistema anterior da Fitrack são transferidas pela Fitrack para esta funcionalidade, por conta do Operador e com os mesmos dados. Estes dados são tratados por conta do Operador, que é o responsável pelo tratamento (ver Secção 2).
• Confirmação do aviso de tratamento da Fitrack e aceitação dos documentos do Operador (formulários públicos) - antes de submeter um formulário público é-lhe apresentado um aviso de transparência da Fitrack (Artigo 13.º do RGPD), que explica que a Fitrack trata os dados por conta do ginásio identificado no formulário, para que finalidade, com que fundamento e como exercer os seus direitos, e que lhe pede a confirmação de que o leu e compreendeu. Este aviso não é um consentimento: o fundamento do tratamento é a execução de diligências pré-contratuais tomadas a seu pedido (Art. 6.º(1)(b)), cabendo ao Operador, enquanto responsável pelo tratamento, a base jurídica do tratamento que faz dos seus dados. O Operador pode ainda anexar ao formulário documentos próprios (p. ex., termos, regulamento, termo de responsabilidade). Por cada documento ou aviso confirmado é conservado um registo com o documento e a sua versão, a data/hora da confirmação, o endereço IP e o agente de utilizador (user-agent) do dispositivo a partir do qual a submissão foi feita, como elemento de prova de que o texto lhe foi apresentado. Uma eventual autorização para receber comunicações por e-mail, WhatsApp, SMS ou notificação apresentada no mesmo formulário é separada, opcional e revogável, e é registada como consentimento de canal (ver acima, registos de consentimento e de oposição de prospetos).
• Documentos e assinaturas - documentos carregados e assinaturas digitais recolhidas através do módulo de gestão documental (aceitação de termos, consentimento de privacidade, formulários de isenção, acordos de adesão).

3.2 Dados Recolhidos Automaticamente

• Dados de dispositivo e técnicos - endereço IP, identificador de dispositivo, sistema operativo, tipo de navegador, versão da aplicação, fuso horário, definições de idioma, relatórios de falhas.
• Dados de dispositivos de exibição (aplicação TV) - quando um Operador associa um ecrã ou dispositivo de exibição (TV, monitor ou quiosque de visualização) à Plataforma, o dispositivo reporta automaticamente, a cada arranque, o endereço IP, o agente de utilizador (user-agent), o modelo e a marca do dispositivo (quando disponíveis) e as dimensões e densidade de pixels do ecrã. Estes dados destinam-se à gestão e diagnóstico do parque de dispositivos e à correta dimensão do conteúdo apresentado, e não identificam, por si só, os Clientes do Operador.
• Dados de utilização - páginas e ecrãs visitados, funcionalidades utilizadas, cliques, percursos de navegação, duração da sessão.
• Dados de proteção contra utilização abusiva de formulários públicos - nas páginas de formulário público, e para impedir submissões automatizadas (bots), a Plataforma apresenta um desafio de verificação fornecido pela Cloudflare (Turnstile). Para esse efeito, o navegador carrega um recurso da Cloudflare, que trata o endereço IP e sinais técnicos do dispositivo e do navegador e devolve um token de verificação que o nosso servidor valida junto da Cloudflare. São ainda aplicados limites de frequência por endereço IP e por formulário e um campo-armadilha invisível. A Fitrack conserva o endereço IP e o agente de utilizador associados à submissão (ver Secção 3.1 e Secção 8); os sinais tratados pela Cloudflare regem-se pelas condições desta (ver Secções 6.3, 7 e 14).
• Registos de utilização de formulários públicos - para apresentar ao Operador as estatísticas de cada formulário (visitas, inícios de preenchimento, passos percorridos e submissões), a Plataforma regista a abertura do formulário, o início do preenchimento e cada passo concluído, com a data/hora, a origem de campanha (utm_source), o endereço do sítio a partir do qual o formulário foi apresentado e um identificador aleatório de visitante gerado no seu navegador (ver Secção 9). Este identificador é próprio de cada formulário (dois formulários recebem identificadores diferentes e sem relação entre si), não é derivado de qualquer dado sobre si ou sobre o seu dispositivo, serve apenas para que a mesma visita não seja contada mais do que uma vez, é substituído por um novo após uma submissão concluída e deixa de existir quando fecha o separador do navegador. Estes registos não contêm as respostas nem os dados de contacto indicados no formulário. São tratados por conta do Operador.
• Cookies e tecnologias semelhantes - ver Secção 9.
• Dados de Monitorização Real de Utilizadores (RUM) recolhidos através da Datadog - métricas de desempenho, erros, repetições de sessão (quando ativado). No sítio fitrack.app, incluindo as páginas de formulário público, só são recolhidos depois de aceitar a análise no aviso de cookies (ver Secção 9). Nas aplicações autenticadas (Admin, Staff, aplicação de membro, Plataforma e TV) são recolhidos para operar o serviço e para a sua segurança, com base no interesse legítimo, e nunca para marketing (ver Secção 9).
• Dados de análise de audiências do sítio de marketing recolhidos através do Google Analytics - páginas visitadas, origem da visita, dados técnicos do navegador e do dispositivo e um identificador guardado em cookie. Só são recolhidos depois de aceitar a análise no aviso de cookies, e nunca nas páginas de formulário público, nas páginas de gestão de marcação acessíveis por ligação privada, nem num formulário incorporado no sítio de um Operador (ver Secção 9).
• Registos de servidor - registos de acesso, registos de erros e registos de eventos de segurança recolhidos pelo nosso backend (NestJS/Pino) e pela stack de observabilidade (Datadog).

3.3 Dados Recebidos de Terceiros

• Prestador de pagamento - confirmação de pagamento, tipo de método de pagamento, número de cartão mascarado (últimos 4 dígitos), estado de autorização da Easypay.
• Prestador de autenticação - tokens de autenticação Supabase e atributos básicos de perfil aquando do início de sessão.
• Operadores - quando um Operador carrega ou importa dados de membros na Plataforma em seu nome.

3.4 Dados de Pessoal e Remuneração do Operador (Tratados como Subcontratante)

Quando um Operador utiliza os módulos de gestão de pessoal e de processamento de remunerações da Plataforma para gerir os seus próprios funcionários, treinadores e pessoal, a Fitrack trata os seguintes dados por conta do Operador, na qualidade de subcontratante (ver Secção 2). O Operador é o responsável pelo tratamento destes dados e o seu próprio aviso de privacidade rege esse tratamento:

• Dados de pessoal - dados de contacto profissional (telefone) e biografia/notas de perfil, funções e cargos atribuídos, locais de trabalho, datas de admissão e cessação, eventos do ciclo de vida da relação laboral (incluindo motivos de suspensão e de cessação registados pelo Operador), certificações profissionais e respetivos documentos comprovativos carregados, e a associação entre treinadores e os membros por quem são responsáveis;
• Dados de remuneração - regras de compensação, salários, valores por aula, valores horários, comissões, bónus, deduções e os registos de processamento de remunerações (folhas de pagamento, linhas de remuneração e respetivos montantes). Estes dados respeitam exclusivamente à remuneração do pessoal do Operador; a Fitrack não armazena dados de cartão de pagamento nem dados PCI do pessoal.

Para exercer os seus direitos relativamente a estes dados, deve contactar o Operador em primeiro lugar (ver Secção 10).

4. Como Utilizamos os Seus Dados (Finalidades e Bases Jurídicas)

Tratamos os dados pessoais apenas para finalidades específicas, cada uma suportada por uma base jurídica ao abrigo do Artigo 6.º do RGPD (e, quando aplicável, do Artigo 9.º):

5. Dados de Categoria Especial (Saúde e Fitness)

Alguns dados tratados através da Plataforma podem qualificar-se como dados de categoria especial ao abrigo do Artigo 9.º do RGPD - em particular, dados reveladores de informações de saúde (declarações médicas, historial de lesões, notas de lesão registadas pelo pessoal do Operador durante a participação numa aula, o motivo de lesão ou doença que indique ao saltar um treino e a nota que o acompanhe, desempenho físico ligado ao contexto de saúde).

Baseamo-nos nas seguintes bases jurídicas ao abrigo do Artigo 9.º:

• Art. 9.º(2)(a) - o seu consentimento explícito, dado quando opta por introduzir informações de saúde ou médicas num formulário, ou quando um Operador lho solicita;
• Art. 9.º(2)(f) - exercício ou defesa de ações judiciais (p. ex., em caso de incidente num evento);
• Art. 9.º(2)(h) - saúde e segurança, em casos limitados em que um Operador trata declarações médicas para garantir a sua segurança durante a atividade física, com envolvimento de um profissional de saúde qualificado.

Pode retirar o consentimento a qualquer momento sem afetar a licitude do tratamento anterior à retirada.

Acesso restrito às notas de saúde do registo de membro. As notas de lesão e as notas de acompanhamento que o pessoal do Operador regista no registo de membro só podem ser lidas pelo pessoal a quem o Operador tenha atribuído uma permissão dedicada a notas («ver notas»; a alteração exige «gerir notas»). Ao pessoal que não a detenha, estes campos são devolvidos em branco pelo servidor e qualquer tentativa de os alterar é recusada. Esta ocultação aplica-se de forma uniforme a todas as superfícies que apresentam estas notas - o registo de membro, a lista de inscritos numa aula e o resumo de aula assistido por IA -, através de uma única regra de verificação partilhada por todas elas, de modo a não existirem caminhos de leitura com proteção diferente. A permissão de notas é distinta da permissão de acesso ao registo de membro («ver membros» / «gerir membros»): o Operador pode retirar a um papel o acesso às notas de saúde sem lhe retirar o acesso ao registo de membro, e pode conceder a um treinador o acesso às notas sem lhe conceder o acesso ao restante registo de membro. A atribuição destas permissões ao seu pessoal é da responsabilidade do Operador, que é o responsável pelo tratamento.

Resumo de aula assistido por inteligência artificial (IA). Quando o Operador ativa a funcionalidade de resumo de aula (apresentada aos seus treinadores na aplicação Staff), a Plataforma pode tratar as notas de lesão e as notas de acompanhamento associadas aos membros inscritos numa aula, juntamente com o treino do dia e o histórico de presenças, para gerar automaticamente um resumo pré-aula de apoio ao treinador (ver Secção 13). Quando a aula inclua um prospeto inscrito (p. ex., numa aula experimental), as notas do respetivo registo de prospeto são igualmente utilizadas nessa geração e apresentadas na lista de inscritos (ver Secção 6.2). Ao contrário das notas do registo de membro, as notas de prospeto não dispõem de campos clínicos (área do corpo afetada, restrições, acompanhamento de lesão) e não se destinam a registar dados de saúde; o conteúdo que nelas é escrito é, contudo, texto livre da responsabilidade do Operador, a quem cabe não aí registar dados de categoria especial. Este tratamento é realizado por conta do Operador (a Fitrack atua como subcontratante - ver Secção 2). Antes de qualquer transmissão a um prestador de modelo de linguagem (IA), a identidade dos membros é pseudonimizada - o modelo recebe apenas um pseudónimo (p. ex., «Membro A»), nunca o nome nem o identificador do membro. Sobre este prestador e a respetiva localização, ver as Secções 6.3 e 7.

Acesso restrito ao resumo de aula. O resumo é produzido por um processo automático do sistema, sem utilizador associado, pelo que a sua geração utiliza as notas de lesão e de acompanhamento independentemente das permissões de quem venha a consultá-lo; é o acesso ao resumo que está sujeito à mesma permissão descrita acima. Ao membro do pessoal que não detenha a permissão de leitura de notas, o servidor não apresenta nenhuma parte do texto gerado - nem o título nem qualquer observação -, e os contadores de membros com nota de lesão ou de acompanhamento são devolvidos a zero; a aplicação limita-se a indicar-lhe que existe um resumo a que não tem acesso. Continuam visíveis para esse pessoal os dados da própria aula (número de inscritos, membros recentes e membros que regressam após ausência), que já lê na lista de inscritos.

6. Com Quem Partilhamos os Seus Dados

Não vendemos os seus dados pessoais. Partilhamo-los apenas com as seguintes categorias de destinatários:

6.1 Operadores

Se for um Cliente do Operador, os seus dados são partilhados com o Operador que o registou. O Operador é o responsável pelo tratamento desses dados e dispõe do seu próprio aviso de privacidade.

Se treinar em mais do que um Operador, os resultados, as cargas máximas e os dias de treino concluídos que registou junto de cada um não são partilhados com os restantes Operadores. Apenas a si, na área da sua própria conta na aplicação de membro, a Plataforma apresenta o seu histórico de treino reunido de todos os Operadores onde treinou, indicando o ginásio de cada registo quando tenha treinado em mais do que um.

6.2 Outros Utilizadores

Alguns dados (p. ex., nome, equipa, resultados de treino) são apresentados a outros utilizadores - e, no caso de páginas públicas de eventos e competições, ao público em geral - quando isso é inerente aos Serviços, por exemplo em classificações, pontuações públicas, transmissões TV ou listas de equipas. A visibilidade pública é regida pelas definições específicas do evento configuradas pelo Operador e pelas suas preferências de privacidade, quando disponíveis. Nas tabelas de treino do ginásio (aplicação de membro e ecrãs TV), o Operador e os membros podem filtrar a tabela por género; o género é indicado opcionalmente pelo membro ou pelo pessoal do Operador e nunca é apresentado junto de um resultado, servindo apenas para decidir em que tabela filtrada o membro aparece.

Treinos do ginásio: tabelas, comentários e reações (aplicação de membro)

Quando o Operador o permite, os membros que treinam a mesma programação podem ver, na aplicação de membro:

• a tabela do treino do dia, com o nome, a fotografia de perfil e o resultado de cada membro que registou o treino. A apresentação dos resultados dos outros membros é controlada por uma definição do Operador, que se aplica a todos os membros do ginásio; não existe uma opção individual para ocultar o seu nome numa tabela em que o Operador mostra os resultados. Se o Operador desativar essa definição, a tabela não é apresentada a ninguém, incluindo nos ecrãs TV;
• os comentários sobre o treino do dia, com o nome e a fotografia de perfil de quem os escreveu, visíveis aos membros que treinam essa programação e ao pessoal autorizado do Operador, que os pode moderar e eliminar;
• as reações aos resultados, apresentadas apenas como contagens por tipo de reação, sem indicação de quem reagiu.

Os comentários e as reações podem ser desativados pelo Operador.

Páginas públicas de eventos e competições (aplicação Compete)

A aplicação Compete publica páginas públicas de eventos e competições, acessíveis através de um endereço público próprio de cada evento a qualquer pessoa com a ligação, sem necessidade de iniciar sessão (espetadores e público em geral). Consoante as definições de visibilidade que o Operador configura para cada evento, essas páginas podem apresentar:

• o nome e a equipa dos atletas ou inscrições, a divisão/categoria, e a respetiva posição, pontuações e resultados em tabelas de classificação;
• a composição de séries (heats) e a atribuição de pistas/lanes, com o nome dos atletas;
• perfis públicos de participante, incluindo nome, equipa e imagem de perfil/logótipo, quando o Operador ativa a visibilidade de atletas.

Que dados são publicados depende do formato do evento e das definições de visibilidade do Operador. Os eventos de formato simples (mera inscrição/participação) não têm pontuação nem classificações públicas; apenas os eventos de formato competitivo (throwdown) publicam pontuações, séries e classificações. Cada definição de visibilidade (classificação pública, atletas públicos, calendário público, etc.) é controlada pelo Operador organizador do evento, que é o responsável pelo tratamento desses dados e por assegurar uma base jurídica adequada e a informação dos titulares.

Os eventos e competições podem ser intertenant - as inscrições podem provir de mais do que uma organização -, pelo que as páginas públicas de um evento podem apresentar atletas de organizações distintas da que o organiza. Se for um atleta ou inscrição, o seu nome e resultados podem, assim, ser visíveis numa página pública de evento organizado por um Operador diferente daquele em que é membro.

Ecrãs de exibição em sala (aplicação TV)

A aplicação TV permite ao Operador projetar conteúdo em ecrãs ou monitores instalados nas suas instalações. Esse conteúdo pode incluir:

• Quadro de inscrições em aulas - o nome e a fotografia de perfil dos membros inscritos em cada aula que decorre, bem como o respetivo estado (confirmado ou em lista de espera);
• Tabelas de classificação e pódios - o nome, a equipa, a posição e os resultados dos atletas em competições e eventos.
• Treino do dia e respetiva tabela - o treino programado pelo Operador para as suas aulas e, quando o Operador mostra os resultados dos membros (ver acima), o nome, a fotografia de perfil, a posição e o resultado de cada membro que registou esse treino, podendo a tabela ser filtrada por género nos termos acima descritos.

Estes ecrãs são apresentados num dispositivo de exibição partilhado, instalado num espaço físico (p. ex., a sala do ginásio), sendo, por isso, visíveis a todas as pessoas presentes nesse espaço, e não apenas ao membro em causa. O conteúdo a apresentar e os ecrãs a utilizar são configurados e controlados pelo Operador, que é o responsável pelo tratamento desses dados e por assegurar uma base jurídica adequada e a informação dos titulares. No contexto de eventos e competições, que podem ser intertenant (participantes inscritos a partir de qualquer organização), os dados apresentados nesses ecrãs podem incluir atletas de mais do que uma organização, conforme a configuração do evento.

Caixa de entrada de atividade (Inbox da aplicação Admin)

A aplicação Admin disponibiliza ao Operador uma caixa de entrada de atividade que apresenta, ao pessoal autorizado do Operador (administradores e funcionários com a permissão correspondente), um registo de eventos do próprio ginásio derivados da atividade na Plataforma - por exemplo, a adesão de um novo membro, uma nova inscrição/contacto (lead), o cancelamento de uma subscrição ou um pagamento recebido. Cada item pode conter o nome do Cliente do Operador a que o evento diz respeito (p. ex., "[Nome] aderiu", "Nova inscrição de [Nome]", "Pagamento recebido de [Nome]").

Esta caixa de entrada não recolhe novos dados pessoais - reorganiza e apresenta, num único ecrã interno do Operador, dados que o Operador já trata através da Plataforma. O Operador continua a ser o responsável pelo tratamento desses dados; a Fitrack atua como subcontratante. A visibilidade de cada item é limitada ao pessoal do Operador que detenha a permissão adequada à categoria do evento (p. ex., apenas o pessoal com acesso a pagamentos vê os itens de pagamento). Os itens da caixa de entrada são conservados conforme indicado na Secção 8.

Área de contactos comerciais do Operador (registo de prospetos, aplicações Admin e Staff)

O Operador dispõe, nas aplicações Admin e Staff, de uma área de gestão de contactos comerciais (leads) onde consulta e trabalha os registos de prospeto descritos na Secção 3.1. Relativamente a esta área:

• Quem a vê dentro do Operador. O acesso está limitado ao pessoal do Operador a quem este tenha atribuído a permissão de consulta de contactos comerciais (a alteração exige a permissão de gestão, e a configuração do funil e das definições exige uma permissão adicional). O Operador pode ainda restringir a permissão de gestão de um papel de modo a abranger apenas os prospetos de que esse funcionário é o responsável atribuído. A atribuição destas permissões é decisão do Operador, que é o responsável pelo tratamento. Com a disponibilização desta área na aplicação Staff (móvel), o pessoal de linha da frente autorizado passa a poder consultar e atualizar estes registos a partir do telemóvel.
• Notas de prospeto na lista de inscritos e no resumo de aula. Quando um prospeto é inscrito numa aula (p. ex., uma aula experimental), as notas do seu registo de prospeto passam a ser apresentadas ao pessoal na lista de inscritos dessa aula e a ser utilizadas na geração do resumo de aula assistido por IA (ver Secções 5 e 13), pelas mesmas razões e com a mesma finalidade das notas dos membros. Esta apresentação está sujeita à mesma permissão de acesso às notas que protege as notas do registo de membro: ao pessoal que não a detenha, o servidor não devolve nenhuma nota.
• Contacto por WhatsApp. A área de contactos comerciais disponibiliza um botão que abre uma conversa de WhatsApp com o prospeto, a partir de uma ligação construída com o número de telefone do prospeto e, quando o Operador tenha configurado um, um texto-modelo por si definido. A mensagem é aberta e enviada pela aplicação WhatsApp do próprio membro do pessoal do Operador: a Fitrack não envia a mensagem, não a conserva e não transmite quaisquer dados ao WhatsApp. Ao utilizar esta funcionalidade, é o Operador quem divulga o contacto do prospeto ao WhatsApp, cujas próprias práticas de privacidade se aplicam (ver Secção 14).
• A Plataforma não envia comunicações de marketing a prospetos. Não existe, na Plataforma, qualquer envio automático de comunicações promocionais a prospetos: o contacto é feito pelo pessoal do Operador através dos seus próprios canais e registado manualmente no histórico de interações. Os registos de consentimento descritos na Secção 3.1 existem para suportar e restringir esse contacto, bem como para acompanhar o prospeto caso este se converta em membro.

Comunicações do Operador aos seus membros (ecrã «Anúncios» da aplicação Client)

O Operador pode dirigir comunicações e anúncios aos seus próprios membros através da Plataforma. Cada comunicação é composta pelo pessoal autorizado do Operador na aplicação Admin, dirigida a um público-alvo que o Operador define (todos os membros, ou membros filtrados por critérios como o plano, o local, a presença em aulas ou o estado da adesão) e entregue no ecrã «Anúncios» da aplicação Client e, quando o Operador o escolha, também por notificação push e por e-mail.

Relativamente a estas comunicações:

• Quem as vê dentro do Operador. Antes de enviar, o pessoal autorizado do Operador pode pré-visualizar a lista nominativa dos membros abrangidos pelo público-alvo; após o envio, pode consultar a lista de destinatários e o resultado por destinatário (canais utilizados, entrega, e motivo de exclusão quando aplicável). Esta visibilidade está limitada ao pessoal do Operador com a permissão correspondente.
• Quem consta como remetente. Os e-mails são enviados a partir da infraestrutura da Fitrack com o nome de exibição «<Ginásio> via Fitrack» e com um endereço de resposta (Reply-To) do próprio Operador, que este tem de indicar e confirmar através de uma ligação enviada para esse endereço antes de o canal de e-mail ficar disponível. Nas comunicações promocionais, o rodapé identifica ainda o nome e a morada do Operador enquanto remetente, a partir dos respetivos dados de faturação.
• Comunicações promocionais e recusa. As comunicações classificadas pelo Operador como promocionais só são enviadas por e-mail aos membros que aceitaram recebê-las ou que, sendo clientes existentes, não se opuseram quando lhes foi apresentada essa opção; o silêncio nunca é tratado como aceitação. Todos os e-mails de comunicações do Operador - promocionais ou de serviço - incluem uma ligação de recusa que não exige iniciar sessão, e os e-mails promocionais incluem adicionalmente os cabeçalhos de cancelamento com um clique previstos na RFC 8058; a recusa é registada de imediato (ver Secção 3.1). Pode igualmente gerir estas preferências no ecrã de notificações da aplicação Client.
• Responsabilidade. Estas comunicações são conteúdo do Operador: o Operador é o responsável pelo tratamento, decide o conteúdo, o público-alvo e o canal, e é o responsável pela base jurídica do envio e pelo cumprimento das regras aplicáveis às comunicações não solicitadas (Lei n.º 41/2004). A Fitrack atua como subcontratante e disponibiliza os mecanismos (segmentação, envio, ligação de recusa, cabeçalhos de cancelamento com um clique e registo das recusas). A Fitrack pode suspender automaticamente o canal de e-mail de um Operador cujas devoluções ou reclamações de spam ultrapassem os limiares que define, para proteger a reputação de envio da Plataforma.

Comunicados da Fitrack aos Operadores

Enquanto operadora da Plataforma, a Fitrack pode dirigir comunicados ao pessoal autorizado dos Operadores através da caixa de entrada da aplicação Admin e, quando aplicável, por e-mail - incluindo avisos de produto, avisos de manutenção e alertas de licença ou faturação (p. ex., quando a licença Fitrack do Operador está prestes a expirar ou a subscrição se encontra suspensa por pagamento em falta). A Fitrack difunde estes comunicados a partir de uma consola interna de gestão, podendo dirigi-los a todos os Operadores, a Operadores com um determinado plano de subscrição ou a Operadores selecionados. Quando o comunicado também é enviado por e-mail, é entregue ao titular da conta do Operador e ao seu pessoal ativo que disponha de endereço de e-mail registado.

Para fins de gestão e acompanhamento destes comunicados (em especial das ações que exigem confirmação, como alertas de licença/faturação), a Fitrack regista e pode consultar, na referida consola interna, quais os membros do pessoal de cada Operador que leram ou confirmaram cada comunicado, com a respetiva data/hora (nome do Operador, nome do membro do pessoal e marcação temporal de leitura/confirmação). Esta informação de interação respeita ao pessoal do Operador e diz unicamente respeito aos comunicados que a Fitrack lhes dirige.

Estes comunicados - e os correspondentes dados de entrega e interação - são dirigidos ao Operador e ao seu pessoal, e não aos Clientes do Operador. Relativamente a estes comunicados, a Fitrack é a responsável pelo tratamento (ver Secções 2 e 4).

6.3 Prestadores de Serviços (Subcontratantes)

Recorremos a subcontratantes terceiros de confiança que tratam dados pessoais em nosso nome, ao abrigo de um contrato que cumpre os requisitos do Artigo 28.º do RGPD:

Fornecedor de faturação do Operador. Quando um Operador ativa a emissão de faturas na Plataforma, escolhe e contrata o seu próprio fornecedor de software de faturação e liga a sua conta à Plataforma. Os dados necessários para emitir cada fatura, incluindo os dados de faturação indicados num formulário público (ver Secção 3.1), são transmitidos a esse fornecedor por conta e sob instrução do Operador. Esse fornecedor atua por conta do Operador, que é o responsável pelo tratamento; não é um subcontratante da Fitrack e, por isso, não consta da lista acima.

6.4 Consultores Profissionais e Autoridades

Podemos divulgar dados pessoais a consultores jurídicos, fiscais e de auditoria, e a autoridades públicas, quando exigido por lei, ordem judicial ou para proteger os direitos, propriedade ou segurança da Fitrack, dos nossos utilizadores ou de terceiros.

6.5 Transmissões Empresariais

Se a Fitrack estiver envolvida numa fusão, aquisição ou venda de ativos, os dados pessoais podem ser transferidos como parte dessa operação. Daremos aviso prévio, e os seus dados continuarão sujeitos a esta Política de Privacidade ou a uma sucessora equivalente.

7. Transferências Internacionais

Alguns dos nossos subcontratantes (nomeadamente a Datadog, a Anthropic, a Cloudflare e a Google) estão localizados nos Estados Unidos ou podem utilizar subcontratantes fora do Espaço Económico Europeu (EEE). Quando os dados pessoais são transferidos para fora do EEE, implementamos as salvaguardas adequadas exigidas pelos Artigos 44.º a 49.º do RGPD, incluindo:

• Cláusulas Contratuais-Tipo (CCT) adotadas pela Comissão Europeia;
• quando aplicável, certificações ou códigos de conduta;
• medidas suplementares (encriptação em trânsito e em repouso, controlos de acesso, registo de auditoria) na sequência das recomendações do Comité Europeu para a Proteção de Dados (CEPD).

Pode solicitar uma cópia das salvaguardas em vigor escrevendo para info@fitrack.app.

8. Durante Quanto Tempo Conservamos os Seus Dados

Conservamos os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para as finalidades descritas na Secção 4, após o qual são eliminados ou anonimizados. Prazos de conservação indicativos:

Após o termo do prazo, os dados são eliminados de forma segura ou anonimizados de forma irreversível.

A sua Conta Fitrack e o registo de membro do Operador são distintos. A Conta Fitrack pertence-lhe e pode dar-lhe acesso a mais do que um Operador; o registo de membro pertence ao Operador que o mantém. Um Operador pode desassociar a sua Conta do registo de membro que tem sobre si - por exemplo, para lhe voltar a enviar um convite para um endereço de e-mail diferente. Essa operação remove apenas a ligação entre os dois: a sua Conta e os dados a ela associados mantêm-se intactos e continuam a funcionar junto de outros Operadores, e o registo de membro mantém-se junto do Operador, sujeito aos prazos indicados acima e às instruções desse Operador. Do mesmo modo, a remoção do seu registo de membro por um Operador não elimina a sua Conta Fitrack, e a eliminação da sua Conta não elimina, por si só, os registos que o Operador esteja obrigado a conservar (p. ex., registos de pagamento e faturação).

9. Cookies e Tecnologias Semelhantes

Utilizamos cookies e tecnologias semelhantes para operar, proteger e analisar a Plataforma. As categorias utilizadas são:

• Cookies estritamente necessários - necessários para o funcionamento da Plataforma (p. ex., sessão, autenticação, CSRF). Não é necessário consentimento (Art. 5.º(3) Diretiva e-Privacy).
• Tecnologias estritamente necessárias de segurança - nas páginas de formulário público, o desafio de verificação da Cloudflare (Turnstile) descrito na Secção 3.2 pode aceder a informação armazenada no seu dispositivo para distinguir pessoas de submissões automatizadas. É utilizado exclusivamente para essa finalidade de segurança, não é utilizado para publicidade nem para análise de audiências, e é tratado como estritamente necessário para o serviço de submissão de formulário que solicitou (Art. 5.º(3) Diretiva e-Privacy, Lei n.º 41/2004).
• Armazenamento local nas páginas de formulário público - (i) enquanto preenche um formulário público, o que já escreveu é guardado no armazenamento de sessão do navegador (sessionStorage), apenas nesse separador, para que uma atualização da página não o obrigue a recomeçar; é apagado quando fecha o separador ou quando a submissão é concluída; (ii) o identificador aleatório de visitante descrito na Secção 3.2 é guardado no armazenamento de sessão do navegador (sessionStorage), apenas nesse separador, para que a mesma visita ao mesmo formulário seja contada uma única vez nas estatísticas do Operador; deixa de existir quando fecha o separador e, se o armazenamento de sessão não estiver disponível, existe apenas enquanto a página estiver aberta. Este identificador não é partilhado entre formulários nem entre sítios, não é utilizado para publicidade nem para seguir a sua navegação, e é substituído após uma submissão concluída. Pode apagá-lo a qualquer momento através das definições do seu navegador.
• Registo da sua escolha sobre cookies - no sítio fitrack.app, a escolha que faz no aviso de cookies e a respetiva data/hora são guardadas no armazenamento local do navegador (localStorage), para que o aviso não lhe seja apresentado em cada visita. Este registo é tratado como estritamente necessário e fica apenas no seu navegador.
• Cookies de desempenho e análise no sítio fitrack.app - utilizados apenas com o seu consentimento. No sítio fitrack.app (o sítio público de marketing, incluindo as páginas de formulário público abertas diretamente), esta categoria («Análise») abrange a Datadog (monitorização de desempenho e de erros, gravação de sessões com o texto que escreve ocultado, e registos do navegador) e o Google Analytics (análise de audiências do sítio de marketing). Nenhuma destas ferramentas é carregada antes de fazer uma escolha nem depois de a recusar. O Google Analytics nunca é carregado nas páginas de formulário público nem nas páginas de gestão de marcação acessíveis por ligação privada. Num formulário público incorporado no sítio de um Operador nenhuma destas ferramentas é carregada e o aviso de cookies da Fitrack não é apresentado. Se tiver aceitado a análise e iniciar sessão numa Conta Fitrack no sítio (por exemplo, no passo de pagamento de um formulário público), os eventos da Datadog passam a ficar associados a essa Conta (identificador, nome e e-mail).
• Monitorização de funcionamento e de segurança nas aplicações autenticadas - nas aplicações em que inicia sessão (Admin, Staff, aplicação de membro, Plataforma e TV), a Fitrack utiliza o RUM da Datadog (monitorização de desempenho e de erros, registos do navegador e, numa amostra de sessões, gravação da sessão; nas aplicações Admin, Staff e de membro, a gravação abrange todas as sessões dos Operadores para os quais a Fitrack a ative para diagnóstico e, na aplicação de membro, todas as sessões nos ecrãs de conclusão da adesão e de aceitação de convite) para operar o serviço, detetar e corrigir falhas e proteger a Plataforma, com base no interesse legítimo (Art. 6.º(1)(f) do RGPD) e não no consentimento. Os eventos ficam associados à conta com que iniciou sessão (identificador, nome e e-mail); na aplicação TV, que não tem sessão de utilizador, ficam associados apenas ao identificador do ecrã associado pelo Operador. A Datadog guarda no dispositivo um identificador de sessão para agrupar os eventos de uma mesma sessão. Na gravação de sessões, o texto que escreve nos campos é ocultado antes de sair do dispositivo; o restante conteúdo apresentado no ecrã pode ser gravado. A aplicação TV não grava sessões. As páginas da aplicação Compete não carregam atualmente o RUM da Datadog. Estes dados não são utilizados para marketing, publicidade ou definição de perfis comerciais, nem são disponibilizados ao Operador para esses fins, e são conservados pelo prazo indicado na Secção 8 para os dados de RUM. Nestas aplicações não é apresentado aviso de cookies; pode opor-se a este tratamento nos termos da Secção 10 (Artigo 21.º do RGPD).
• Cookies funcionais - memorizam preferências (idioma, tema); utilizados com o seu consentimento ou com base em interesse legítimo quando a lei o permite.
• Cookies de marketing - apenas com o seu consentimento. Atualmente não utilizamos cookies de marketing, salvo se esta secção for atualizada.

No sítio fitrack.app, pode gerir as suas preferências de cookies através do aviso de cookies apresentado na primeira visita (descrito abaixo) ou através das definições do seu navegador. A retirada do consentimento a cookies pode afetar partes da Plataforma.

No sítio fitrack.app (incluindo as páginas de formulário público abertas diretamente), o aviso de cookies apresenta três opções com o mesmo destaque: «Aceitar», «Rejeitar» e «Personalizar», esta última com a categoria «Análise» desligada por omissão. O aviso não bloqueia a página, e ignorá-lo equivale a recusar: enquanto não escolher, nenhuma ferramenta de análise é carregada. Pode alterar a sua escolha a qualquer momento através da ligação «Preferências de cookies» no rodapé do sítio (presente, por exemplo, na página desta Política). Se retirar um consentimento que tenha dado, a página é recarregada sem as ferramentas de análise. Se apagar os dados do sítio nas definições do navegador, ou se o navegador não permitir guardar a escolha, o aviso volta a ser apresentado na visita seguinte e nada é carregado até escolher de novo. A retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento efetuado antes dela.

Uma lista detalhada de cookies está disponível em https://fitrack.app.

10. Os Seus Direitos

Ao abrigo do RGPD, tem os seguintes direitos relativamente aos seus dados pessoais:

• Direito de acesso (Art. 15.º) - solicitar uma cópia dos dados que detemos sobre si.
• Direito de retificação (Art. 16.º) - corrigir dados inexatos ou incompletos.
• Direito ao apagamento / "a ser esquecido" (Art. 17.º) - solicitar a eliminação, sujeito a obrigações legais de conservação.
• Direito à limitação do tratamento (Art. 18.º).
• Direito à portabilidade dos dados (Art. 20.º) - receber os seus dados num formato estruturado e legível por máquina e transmiti-los a outro responsável pelo tratamento.
• Direito de oposição (Art. 21.º) - incluindo oposição ao tratamento com base em interesse legítimo e ao marketing direto (que sempre cumprimos).
• Direitos relacionados com decisões automatizadas (Art. 22.º) - a Fitrack, enquanto responsável pelo tratamento, não toma atualmente decisões que produzam efeitos jurídicos ou que a afetem de forma igualmente significativa com base exclusivamente em tratamento automatizado. Sobre o tratamento automatizado que a Fitrack executa por conta dos Operadores - designadamente as regras automáticas de ciclo de vida da adesão que cada Operador configura -, ver a Secção 13.
• Direito de retirar o consentimento a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior à retirada.
• Direito de apresentar reclamação junto de uma autoridade de controlo - em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), https://www.cnpd.pt - ou junto da autoridade do seu país de residência na UE.

Dados de treino ao eliminar a Conta. Ao eliminar a sua Conta Fitrack, a Plataforma apaga a nota de texto livre que tenha escrito num resultado registado, elimina a sua nota de texto livre sobre um dia de treino, apaga o texto dos seus comentários sobre o treino do dia e a nota que acompanhe o motivo escolhido ao saltar um treino programado, deixa de seguir as programações (planos de treino) que seguia - sem que estas sejam eliminadas, arquivadas ou afetadas para quem as continue a seguir -, e substitui o seu nome por um marcador nos pedidos de geração de treino feitos pelo pessoal do Operador; os resultados, as cargas máximas e o estado (concluído ou saltado) de cada dia de treino mantêm-se associados à adesão, sem essas notas, como registo de treino do Operador - ver Secção 8.

Para exercer qualquer um destes direitos, contacte info@fitrack.app. Responderemos no prazo de um (1) mês após a receção do seu pedido, prorrogável por mais dois meses para pedidos complexos.

Se for um Cliente do Operador e o seu pedido dizer respeito a dados tratados em nome de um Operador, contacte primeiro o Operador; assistiremos o Operador na resposta.

Se submeteu um formulário público de um Operador, o Operador pode eliminar a sua submissão a qualquer momento na Plataforma (ver Secção 8). Pode pedir-lho diretamente ou escrever para info@fitrack.app, e assistiremos o Operador no pedido.

11. Segurança

Implementamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais, incluindo:

• encriptação TLS em trânsito;
• encriptação em repouso da base de dados, do armazenamento de objetos e das cópias de segurança, ao nível da infraestrutura do nosso subcontratante de alojamento (Supabase / AWS);
• controlos de acesso e permissões baseadas em papéis de privilégio mínimo;
• ocultação do lado do servidor dos campos de saúde do registo de membro (notas de lesão e de acompanhamento) em todas as superfícies que os apresentam - registo de membro, lista de inscritos numa aula e resumo de aula assistido por IA -, bem como das notas do registo de prospeto nas mesmas superfícies, através de uma única regra de verificação partilhada por todas elas, de modo a que apenas o pessoal do Operador com a permissão dedicada de leitura de notas as possa ler, e apenas o pessoal com a permissão de gestão de notas as possa modificar (ver Secção 5);
• registo de auditoria através da Datadog e registos de aplicação;
• atualizações regulares de dependências e análise de vulnerabilidades;
• separação de ambientes de produção e não produção;
• práticas de desenvolvimento de software seguro, incluindo revisão de código, testes automatizados e controlos de CI;
• Segurança ao Nível de Linha (RLS) multi-tenant ao nível da base de dados para isolar os dados dos Operadores;
• hash seguro de palavras-passe e autenticação via Supabase Auth;
• tokenização de dados de pagamento pela Easypay (nenhum número de cartão completo é armazenado nos nossos sistemas).

Nenhum sistema pode ser tornado absolutamente seguro. Se tomarmos conhecimento de uma violação de dados pessoais que seja suscetível de resultar num risco para os seus direitos e liberdades, notificaremos a autoridade de controlo competente no prazo de 72 horas, conforme exigido pelo Artigo 33.º do RGPD, e a si sem demora injustificada quando exigido pelo Artigo 34.º.

12. Privacidade das Crianças

Os Serviços não se destinam a crianças com menos de 14 anos. Quando a lei local o permita (em Portugal, o Artigo 16.º do RGPD é implementado pela Lei n.º 58/2019, que fixa a idade de consentimento digital nos 13 anos), os utilizadores entre os 13/14 e os 17 anos só podem utilizar os Serviços com o consentimento verificável de um progenitor ou representante legal.

Se tomarmos conhecimento de que recolhemos dados pessoais de uma criança sem o consentimento adequado, eliminaremos esses dados prontamente. Os progenitores e representantes legais podem contactar info@fitrack.app para solicitar revisão ou eliminação.

13. Decisões Automatizadas e Definição de Perfis

Enquanto responsável pelo tratamento (ver Secção 2), não tomamos atualmente decisões sobre si com base exclusivamente em tratamento automatizado que produzam efeitos jurídicos ou que o afetem de forma igualmente significativa. Quando tal suceder, atualizaremos esta Política e disponibilizaremos as garantias exigidas pelo Artigo 22.º do RGPD. As secções seguintes descrevem o tratamento automatizado que executamos por conta dos Operadores, na qualidade de subcontratante.

Podemos utilizar tratamento automatizado limitado para deteção de fraude, pontuação de segurança e moderação de conteúdo. Estes processos não produzem, por si só, efeitos jurídicos ou igualmente significativos, e a revisão humana está disponível mediante pedido.

Regras automáticas de ciclo de vida da adesão configuradas pelo Operador. Cada Operador pode configurar, na Plataforma, regras que atuam sobre o registo de membro sem intervenção humana caso a caso:

• Inativação automática da adesão - uma verificação periódica (diária) altera o estado da adesão para «inativo» quando se verifica alguma das condições que o Operador tenha ativado: um plano cujo período pago terminou há mais do que o número de dias definido pelo Operador sem que o pagamento tenha sido regularizado; um número de dias sem qualquer presença registada em aula; ou um número de dias sem plano ativo. A verificação não atua sobre adesões que não estejam ativas e, nas regras de ausência de presenças e de ausência de plano, não atua sobre membros que tenham aderido há menos tempo do que o limiar configurado. Cada inativação automática fica registada no registo de atividade do Operador, com o respetivo motivo, e pode ser revertida pelo pessoal do Operador. As adesões inativadas automaticamente por estas regras num período recente definido pelo Operador, e que continuem inativas, são ainda apresentadas ao pessoal do Operador na aplicação Admin, junto da lista de seguimento de membros em risco descrita abaixo, para que este decida se as contacta.
• Restrição de acesso por dívida - quando o Operador a configura, a aplicação do membro apresenta um ecrã de regularização, em lugar das restantes funcionalidades, enquanto existir dívida acima do montante ou da antiguidade definidos pelo Operador.
• Indicador de membros em risco - uma verificação periódica (diária) avalia cada adesão ativa ou suspensa segundo um conjunto de motivos nomeados (assiduidade, adaptação de novos membros, plano, pagamento, atritos na utilização e fim de suspensão; ver Secção 3.1), cada um com limiares que o Operador pode ajustar e valores por omissão, e atribui à adesão um nível (observar, atenção, alto ou crítico) derivado desses motivos, sem qualquer pontuação numérica. Algumas comparações são feitas com o seu próprio padrão habitual (por exemplo, a frequência semanal habitual nas aulas ou o prazo em que costuma renovar o plano). O resultado alimenta uma lista de seguimento interna do Operador, ordenada por prioridade, um indicador na ficha de membro e na cronologia, e contagens agregadas nos painéis e na caixa de entrada de atividade do Operador. O pessoal do Operador pode ainda pré-visualizar o efeito de novos limiares antes de os guardar, sem que essa pré-visualização altere qualquer registo. Este indicador é meramente informativo: não altera, por si só, o estado da adesão, o seu acesso à aplicação, o preço ou quaisquer condições, e não desencadeia, por si só, qualquer comunicação que lhe seja dirigida; destina-se a que o pessoal do Operador decida se e como o contacta.

Estas regras - a sua ativação, os respetivos limiares e as consequências que delas retira - são definidas e controladas pelo Operador, que é o responsável pelo tratamento; a Fitrack limita-se a executá-las por conta e sob instrução do Operador (ver Secção 2). Cabe ao Operador avaliar e assegurar o cumprimento do Artigo 22.º do RGPD relativamente a estas regras, incluindo a informação dos titulares e as garantias aplicáveis. Pode, a qualquer momento, solicitar ao Operador intervenção humana, manifestar o seu ponto de vista e contestar o resultado: o pessoal do Operador pode reativar uma adesão inativada automaticamente e regularizar ou dispensar a dívida que dê origem à restrição de acesso.

Regras automáticas aplicáveis ao registo de prospeto (contacto comercial). Sobre os registos de prospeto descritos na Secção 3.1, a Plataforma executa, por conta do Operador, o seguinte tratamento automatizado:

• Atualização automática da fase do funil a partir de reservas e presenças - reservar uma aula experimental, cancelá-la, fazer check-in, ser marcado como não comparência ou ter essa marcação revertida altera automaticamente a fase em que o prospeto se encontra no funil do Operador (por exemplo, de «aula experimental marcada» para «aula experimental realizada» ou «aula experimental falhada»). Uma verificação periódica (diária) aplica a mesma reclassificação às não comparências apuradas automaticamente pelo sistema durante a noite.
• Sinalização de tarefas de seguimento em atraso - uma verificação periódica (diária) assinala as tarefas cujo prazo passou sem terem sido concluídas. Esta sinalização não altera, por si só, a fase do prospeto.
• Anonimização automática por inatividade - decorrido o período definido pelo Operador (ver Secção 8), o registo é anonimizado sem intervenção humana e as respetivas notas são eliminadas.

Cada uma destas alterações fica registada no histórico do prospeto e no registo de auditoria do Operador, e o pessoal do Operador pode mover manualmente o prospeto para outra fase a qualquer momento. Estas regras destinam-se a organizar a fila de seguimento interna do Operador e não determinam, por si só, o acesso a serviços, o preço ou quaisquer condições contratuais; tal como as regras descritas acima, cabe ao Operador, enquanto responsável pelo tratamento, avaliar e assegurar o cumprimento do Artigo 22.º do RGPD e informar os titulares. A anonimização automática não é reversível.

Quando um Operador ativa a funcionalidade de resumo de aula assistido por inteligência artificial (IA), a Plataforma gera automaticamente, para os treinadores desse Operador, um resumo pré-aula que pode incluir observações inferidas a partir das notas de lesão e de acompanhamento dos membros inscritos, das notas do registo de prospeto de quem esteja inscrito sem ser membro, e do treino do dia (por exemplo, assinalar que um membro com uma lesão registada merece atenção num determinado movimento). Estas observações são meramente informativas e de apoio ao treinador, que mantém total autonomia de decisão; não produzem, por si só, efeitos jurídicos nem afetam de forma significativa os membros, sendo o resultado sempre apresentado a uma pessoa (o treinador) e não aplicada qualquer decisão automatizada aos membros. Este tratamento é realizado por conta do Operador (a Fitrack atua como subcontratante), cabendo ao Operador assegurar a base jurídica adequada ao abrigo dos Artigos 6.º e 9.º do RGPD. A identidade dos membros é pseudonimizada antes de qualquer transmissão ao prestador de IA, e o acesso ao resumo está limitado ao pessoal que detenha a permissão dedicada de leitura de notas (ver Secções 5, 6.3 e 7).

14. Ligações e Serviços de Terceiros

A Plataforma pode conter ligações a ou integrações com serviços de terceiros (p. ex., checkout do prestador de pagamento, início de sessão social, conteúdo incorporado, e a ligação de abertura de conversa de WhatsApp a partir da área de contactos comerciais do Operador descrita na Secção 6.2). Esses terceiros têm as suas próprias políticas de privacidade, que o incentivamos a ler. Ao seguir uma dessas ligações, os dados passam a ser tratados pelo terceiro em causa, ao abrigo das suas próprias condições. A Fitrack não é responsável pelas práticas de privacidade de terceiros.

15. Alterações a Esta Política de Privacidade

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. A data "Última atualização" no topo refletirá a revisão mais recente. Para alterações materiais, notificá-lo-emos por e-mail ou notificação na aplicação com pelo menos 30 dias de antecedência em relação à entrada em vigor da alteração.

A utilização continuada dos Serviços após a data de entrada em vigor constitui reconhecimento da Política atualizada. Quando uma alteração exija novo consentimento (p. ex., nova finalidade de tratamento), solicitá-lo-emos explicitamente.

16. Contacto e Reclamações

Para qualquer questão, pedido ou reclamação relativa a esta Política ou ao tratamento dos seus dados pessoais:

Gonçalo Alexandre Passos Barroso Basto Rua Santa Casa da Misericórdia, 2-C, 2640-528 Mafra, Portugal Número de registo: 266102050 E-mail: info@fitrack.app

Autoridade de controlo em Portugal: Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) Av. D. Carlos I, 134 - 1.º, 1200-651 Lisboa https://www.cnpd.pt - geral@cnpd.pt

Histórico de Versões